Syarat, Ketentuan & Kebijakan Privasi

Pendahuluan

Selamat datang di portal resmi Sahabat Harapan Mulia (SHM).

Syarat dan Ketentuan ini mengatur pendaftaran, akses, dan penggunaan portal anggota, relawan, informasi kegiatan, program pelatihan, serta layanan lainnya yang berada di bawah naungan Yayasan Harapan Mulia Indonesia.

Dengan mendaftarkan diri sebagai anggota atau relawan, pengguna menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui ketentuan yang berlaku.

Ketentuan Umum Keanggotaan

2.1 Keterbukaan

Keanggotaan terbuka bagi masyarakat dari berbagai latar belakang yang memiliki komitmen terhadap kegiatan sosial, kemanusiaan, pendidikan, kesehatan, kepemudaan, dan bidang lain yang sesuai ruang lingkup organisasi.

2.2 Keaslian Data

Pengguna wajib memberikan data yang benar, valid, dan dapat dipertanggungjawabkan. Data pendaftaran dapat meliputi nama lengkap, email, nomor telepon/WhatsApp, wilayah domisili, minat bidang, keahlian, dan data tambahan yang relevan dengan program.

2.3 Akun Pribadi

Setiap akun bersifat pribadi. Pengguna bertanggung jawab atas kata sandi, email login, perangkat, dan keamanan akun.

Hak Anggota dan Relawan

• Mengakses dashboard anggota.
• Mendapatkan informasi kegiatan.
• Mendaftar program sosial.
• Mengikuti program pelatihan.
• Mendapatkan informasi pengembangan relawan.
• Mendapatkan kartu anggota digital jika fitur telah diaktifkan.
• Mendapatkan sertifikat kegiatan atau pelatihan apabila tersedia pada program terkait.
• Mendapat informasi resmi dari organisasi.

Fasilitas tertentu dapat berbeda sesuai program, status anggota, dan kebijakan organisasi.

Kewajiban Anggota dan Relawan

1. Menjaga nama baik Sahabat Harapan Mulia dan Yayasan Harapan Mulia Indonesia.
2. Menjunjung nilai Amanah, Profesional, Peduli, Kolaboratif, Inovatif, dan Berkelanjutan.
3. Bertindak sopan, etis, dan bertanggung jawab.
4. Menghormati sesama relawan, pengurus, masyarakat, dan penerima manfaat.
5. Mematuhi arahan koordinator dan SOP kegiatan.
6. Tidak menggunakan identitas organisasi untuk kepentingan pribadi tanpa izin.

Partisipasi dalam Kegiatan

Setiap program dapat mempunyai kuota, jadwal, lokasi, batas usia, persyaratan, perlengkapan, dan prosedur keamanan. Relawan wajib membaca detail kegiatan sebelum mendaftar.

SHM dapat mengubah jadwal, lokasi, kuota, format kegiatan, atau membatalkan kegiatan karena alasan operasional maupun kondisi yang tidak memungkinkan. Informasi perubahan disampaikan melalui kanal komunikasi resmi jika memungkinkan.

Keselamatan dan Tanggung Jawab Lapangan

Setiap relawan wajib mengikuti briefing, SOP, ketentuan perlengkapan, dan arahan koordinator serta tidak melakukan tindakan di luar kompetensinya.

Dalam kegiatan kesehatan, ambulans, kebencanaan, atau keadaan darurat, relawan hanya dapat melakukan tugas sesuai kompetensi, pelatihan, penugasan, dan kewenangan yang diberikan.

Dokumentasi dan Publikasi Kegiatan

Relawan yang melakukan dokumentasi wajib menghormati privasi, martabat, keamanan, dan kehormatan penerima manfaat, khususnya anak-anak, pasien, masyarakat rentan, keluarga dhuafa, dan korban bencana.

Dilarang menyebarkan konten yang mempermalukan, mengeksploitasi, membuka data pribadi, merendahkan martabat, atau digunakan untuk kepentingan pribadi tanpa izin. Dokumentasi resmi harus mengikuti prosedur publikasi SHM.

Penggunaan Portal dan Sistem

Pengguna dilarang mencoba mengakses akun pengguna lain, menyalahgunakan sistem, memasukkan informasi palsu, mengganggu keamanan sistem, menggunakan portal untuk spam, atau menyalahgunakan informasi anggota lain.

Penangguhan Akun

SHM dapat memberikan peringatan, pembatasan akses, penangguhan, atau penutupan akun apabila pengguna terbukti melanggar ketentuan organisasi atau menyalahgunakan platform. Keputusan dilakukan berdasarkan evaluasi internal sesuai tingkat pelanggaran.

Perubahan Syarat dan Ketentuan

SHM dapat memperbarui ketentuan mengikuti perkembangan organisasi, perubahan sistem, penambahan layanan, kebutuhan regulasi, atau kebijakan internal. Tanggal pembaruan terbaru selalu ditampilkan pada halaman ini.

Komitmen Perlindungan Data

SHM menghargai privasi setiap anggota, relawan, dan pengunjung website. Kami berkomitmen mengelola data pribadi secara bertanggung jawab, aman, relevan, transparan, dan sesuai kebutuhan organisasi.

Informasi yang Kami Kumpulkan

Bagaimana Kami Menggunakan Data Anda

1. Memproses pendaftaran dan mengelola akun anggota.
2. Mengoordinasikan kegiatan relawan dan pendaftaran pelatihan.
3. Memproses absensi atau check-in kegiatan.
4. Mengelola kartu anggota jika fitur telah diaktifkan.
5. Menerbitkan sertifikat apabila tersedia pada program terkait.
6. Mengirim informasi organisasi dan menjaga keamanan portal.
7. Membuat laporan internal kepada Yayasan Harapan Mulia Indonesia.

Komunikasi dengan Anggota

SHM dapat menyampaikan konfirmasi akun, informasi dan pengingat kegiatan, undangan pelatihan, perubahan jadwal, serta pengumuman organisasi melalui WhatsApp, email, notifikasi portal, atau kanal resmi lainnya. Persetujuan terpisah disediakan apabila komunikasi promosi atau newsletter memerlukannya.

Keamanan dan Kerahasiaan Data

SHM menerapkan langkah pengamanan yang wajar untuk menjaga informasi anggota dari akses yang tidak sah, termasuk akses admin terbatas, autentikasi akun, hashing kata sandi, HTTPS pada lingkungan produksi, pembatasan hak akses, logging aktivitas penting, backup sistem, dan pembaruan keamanan.

Berbagi Informasi

Data hanya dapat diberikan apabila diperlukan untuk operasional layanan, kepatuhan hukum, kebutuhan keamanan, atau layanan teknologi pendukung sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

Hak Anda terhadap Data Pribadi

• Melihat dan memperbarui data profil.
• Memperbaiki data yang tidak tepat.
• Meminta penghapusan data tertentu.
• Menutup akun.
• Memperoleh informasi mengenai penggunaan data.

Cookies dan Teknologi Website

Website dapat menggunakan cookie atau teknologi serupa untuk menjaga sesi login, meningkatkan keamanan, menyimpan preferensi pengguna, dan memahami performa website. Jika layanan analitik atau pelacakan tambahan diterapkan di kemudian hari, mekanisme persetujuan akan disediakan sesuai kebutuhan.

Penyimpanan Data

Data disimpan selama akun masih aktif, diperlukan untuk operasional dan administrasi organisasi, atau diwajibkan oleh ketentuan yang berlaku. Data yang sudah tidak diperlukan dapat dihapus atau dianonimkan sesuai kebijakan organisasi.

Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan ini dapat diperbarui mengikuti perubahan layanan, teknologi, organisasi, atau kebutuhan hukum.

Pembaruan Terakhir: September 2026 · Versi 1.0